Как составить заявку на перевозку: инструкция и шаблон — SRALOG
Пошаговый гайд SRALOG: какие данные собрать, как описать места, адреса и обработку, чтобы получить сравнимый расчёт.
Полная заявка позволяет обсуждать состав перевозки, а не угадывать характеристики груза. Если отправить только города и общий вес, часть условий останется неизвестной. Эта инструкция SRALOG помогает собрать один рабочий документ, который можно уточнять по мере подготовки партии.
Шаг 1. Определите маршрут и границу услуги
Запишите точные адреса отправления и получения. Если адрес ещё не согласован, укажите известную часть и пометьте её как предварительную. Отдельно опишите, где заканчивается доставка: терминал, ворота склада, выгрузка на площадке или другая согласованная точка.
Добавьте часы работы площадок, пропускной режим и контакт ответственного. Номер общего отдела может быть недостаточен, если транспорт прибывает к отдельному складу. Полезно заранее установить, кто подтвердит готовность партии и кому передавать уведомление о прибытии.
Шаг 2. Опишите товар и каждое место
Название «оборудование» или «запчасти» не раскрывает форму, упаковку и требования к обращению. Укажите понятное коммерческое наименование, количество и особенности. Для разных мест используйте таблицу, не усредняя самые большие размеры по всей партии.
| Место | Внешние размеры, м | Вес брутто, кг |
|---|---|---|
| Паллет №1 | Указать после упаковки | Взвесить с основанием |
| Паллет №2 | Указать отдельно | Указать отдельно |
| Нестандартное место | Длина × ширина × высота | Фактическая масса |
Если товар ещё не упакован, не представляйте эти данные как окончательные. Напишите, когда появятся подтверждённые размеры и масса. Изменения после упаковки могут повлиять на расчёт, подбор транспорта и возможность складской обработки.
Шаг 3. Зафиксируйте ограничения
Отдельно указывают запрет штабелирования, необходимую ориентацию, температурные требования и особенности подъёма. Не заменяйте описание фразой «аккуратно». Она не определяет допустимый способ обработки и не позволяет проверить техническую применимость схемы.
- Какие операции разрешены отправителем?
- Допустима ли перегрузка по пути?
- Кто готовит и проверяет упаковку?
- Есть ли документация о подъёме и опорах?
- Какие данные о товаре ещё нужно уточнить?
При наличии особых свойств товара приложите соответствующую документацию. Классификацию и дополнительные требования проверяют профильные специалисты по конкретному продукту, а не по фотографии упаковки.
Шаг 4. Согласуйте даты и готовность
Разделите желаемую дату забора и крайний срок получения. Укажите, можно ли рассматривать альтернативное окно. Если готовность зависит от производства, отметьте, кто и когда даст окончательное подтверждение.
Срок перевозки и срок всей поставки — разные показатели. В общую схему могут входить консолидация, обработка, формальности и доставка по адресу. Попросите объяснить, что именно означает указанное в предложении количество дней и какие условия использованы для его оценки.
Шаг 5. Заполните шаблон
Скопируйте блок и замените подсказки фактическими данными. Неизвестные сведения оставляйте явно отмеченными: это лучше, чем подставлять предположительное число без пояснения.
Маршрут: [точный адрес отправления] → [точный адрес получения]
Груз: [наименование, модель / состав партии]
Места: [количество, вид упаковки]
Размеры каждого места: [Д × Ш × В, единицы измерения]
Масса брутто каждого места: [кг, включая упаковку]
Штабелирование: [разрешено / запрещено / требуется уточнить]
Особые требования: [описание и документы]
Погрузка и выгрузка: [кто организует, доступная техника]
Готовность к забору: [дата и подтверждающий контакт]
Крайний срок получения: [дата / допустимое окно]
Граница услуги: [до какой точки и с какими работами]
Контакты сторон: [ответственные на двух площадках]
Приложения: [спецификация, фото, имеющиеся документы]
Предварительные данные: [что изменится после упаковки]Шаг 6. Проверьте пакет перед отправкой
Сверьте таблицу мест, общий вес, фотографии и документы. Названия файлов должны позволять понять, какая версия актуальна. Если несколько сотрудников участвуют в подготовке, назначьте человека, который подтверждает финальные характеристики.
- Во всех файлах одинаковое количество мест.
- Размеры записаны с единицами измерения.
- Указана масса с упаковкой.
- Отмечены ограничения обращения.
- Известны ответственные и часы работы площадок.
- Перечень приложений соответствует фактически отправленным файлам.
Отправьте подготовленную заявку в SRALOG. По ней можно сравнивать варианты на одинаковых исходных данных и обсуждать конкретные вопросы, которые ещё нужно закрыть перед подтверждением перевозки.
Вопросы по теме
Нужно ли заполнять все поля, если часть данных неизвестна?
Нет. Неизвестные данные нужно обозначить как предварительные и указать, кто и когда сможет их подтвердить.
Зачем писать массу каждой паллеты, если известен общий вес?
Распределение массы между местами влияет на обработку и подбор схемы. Общий вес не показывает характеристики отдельного тяжёлого места.
